Цялостна ERP система за производствено предприятие IT DESIGN

Начало >
Проекти >
ЕРП >
Цялостна ERP система за производствено предприятие IT DESIGN

Клиент: АЙ ТИ ДИЗАЙН 2020 ЕООД (IT DESIGN adv.),

Изпълнител: WebBuild — софтуерна компания за custom разработка

Тип проект: Enterprise Resource Planning (ERP) система по поръчка с вграден CRM

Сектор: Рекламна агенция за пълно обслужване с производствена база (печатна, външна и транспортна реклама, широкоформатен печат, фотоалбуми, графичен дизайн)

Резюме на проекта

WebBuild проектира и разработи цялостна, изцяло персонализирана ERP система, която покрива целия жизнен цикъл на едно производствено предприятие — от първия контакт с клиента и постъпването на запитване, през планиране на производството и управление на суровините, до експедиция, логистика, фактуриране и анализ на резултатите.

Вместо да адаптираме клиента към ограниченията на готов „кутиен" продукт, изградихме система около реалните работни процеси на IT DESIGN. Резултатът е единна платформа, в която отделите по продажби, производство, склад, логистика, финанси и човешки ресурси работят върху едни и същи данни, в реално време, без дублиране и без ръчно прехвърляне на информация между отделни програми и таблици.

Системата обединява над десет основни модула в единен административен интерфейс с гранулиран контрол на достъпа, проследимост на всяко действие и автоматизирани известия по ключовите процеси.

За клиента

IT DESIGN adv. е утвърдена рекламна агенция за пълно обслужване със седалище в Плевен и над 25 години история. Дейността на компанията съчетава творческа услуга (брандинг, графичен и лого дизайн) с реално производство — печатна реклама, външна и транспортна реклама, широкоформатен печат, фотоалбуми, сувенири и рекламни материали.

Тази двойствена природа — едновременно агенция и производствено предприятие — поставя специфични изисквания: всяка поръчка минава през творчески етап, през производствен процес (комбинация от машинни и ръчни операции), през разход на суровини и компоненти, и накрая през логистика до клиента. Освен това компанията активно инвестира в модернизация на производството и във въвеждането на кръгови (circular) модели за намаляване на образуваните отпадъци и по-ефективно използване на ресурсите.

Именно тази комбинация от творчески, търговски и производствени процеси изискваше система, която рядко може да бъде покрита от стандартен ERP продукт — и беше основната причина клиентът да избере custom разработка.

Бизнес предизвикателство

Преди внедряването на системата ключовите процеси в предприятието бяха разпръснати между отделни инструменти — електронни таблици, имейл кореспонденция, хартиени работни карти и независими счетоводни и складови програми. Това водеше до няколко повтарящи се проблема:

Липса на единен източник на истина. Една и съща поръчка съществуваше едновременно в няколко системи, което създаваше разминавания между това, което е продадено, произведено, заскладено и фактурирано.
Слаба проследимост на производството. Трудно беше да се отговори на прости въпроси като „на какъв етап е тази поръчка", „кой отговаря за нея" и „кога ще е готова".
Ръчно управление на склада и суровините. Наличностите, партидите и доставните цени се водеха ръчно, което затрудняваше точното калкулиране на себестойност и навременното презапасяване.
Непрозрачно натоварване на капацитета. Нямаше ясна картина дали машинният и човешкият капацитет позволяват поемането на нова поръчка в желания срок.
Разпокъсана финансова картина. Приходи, разходи, задължения към доставчици и вземания от клиенти не се събираха на едно място, което пречеше на планирането на паричния поток.

Целта на проекта беше тези процеси да бъдат обединени в една система, която не просто съхранява данни, а активно подпомага вземането на решения и автоматизира рутинните задачи.

Цели на проекта

Изграждане на единна платформа, която покрива пълния цикъл „запитване → оферта → поръчка → производство → склад → експедиция → фактуриране → анализ".
Въвеждане на прозрачно планиране на производството спрямо реалния машинен, човешки и времеви капацитет.
Прецизно управление на склада, партидите и себестойността с автоматично осредняване на цените.
Дигитализация на контрола на достъпа и отчитането на работното време.
Централизирано управление на финансите и документооборота.
Интегрирано управление на отпадъците и логистиката в подкрепа на ресурсната ефективност.
Гъвкав модел на права за достъп, който отразява реалната организационна структура.

Нашият подход

Проектът беше реализиран по утвърдената методология на WebBuild, която съчетава бизнес консултация, UX/UI дизайн и итеративна разработка:

Анализ и стратегия. Детайлно картографиране на съществуващите работни процеси на предприятието, дефиниране на ролите, потоците от данни и приоритетите.
UX/UI и архитектура. Проектиране на потребителските потоци и техническата архитектура така, че да поддържат реалната ежедневна работа на всеки отдел.
Итеративна разработка. Изграждане на модулите на ясни етапи, с code review и контрол на качеството на всяка стъпка.
Тестване и внедряване. Проверка на функционалност, производителност и стабилност, последвана от контролирано внедряване в реална среда и обучение на екипите.
Поддръжка и развитие. Наблюдение, оптимизация и постоянно надграждане на системата спрямо новите нужди на бизнеса.

Техническа реализация и архитектура

Системата е изградена като модулно, мащабируемо уеб приложение върху съвременна MVC архитектура. Подходът ни към техническата реализация се характеризира със следните решения:

Модулна архитектура. Всеки функционален домейн (CRM, склад, производство, финанси и т.н.) е реализиран като самостоятелен, но интегриран модул. Това позволява независимо развитие и надграждане без риск за останалите части на системата.
Единен модел на данните. Всички модули работят върху обща, нормализирана база данни, което елиминира дублирането и гарантира, че всяка стойност съществува само на едно място.
Гранулирана система за роли и права. Достъпът се управлява на ниво модул, действие и дори отделен запис, така че всеки служител вижда и редактира само това, което е в обхвата на неговата роля.
Пълен одитен журнал. Всяко значимо действие в системата се записва с потребител, време и контекст, което осигурява проследимост и отчетност.
Автоматизирани известия и бизнес правила. Системата активно следи за критични събития (намалели количества, изтичащи срокове, закъснели плащания, изтичащи застраховки) и уведомява отговорните лица.
Сигурност и съответствие. Разработката следва практиките на WebBuild за информационна сигурност (ISO 27001) и защита на личните данни (GDPR).

Технологичният стек се базира на изпитаните за enterprise разработки от екипа на WebBuild фреймуърки — backend върху PHP MVC framework (Laravel/Yii) и интерактивен frontend с използване на модерни JavaScript технологии (React), с DevOps практики за надеждно внедряване и поддръжка.

Функционални модули

По-долу е представен детайлен преглед на основните модули на системата и тяхната роля в работните процеси на предприятието.

1. Контрол на достъпа и отчитане на работното време

Модулът управлява физическия и логическия достъп на служителите чрез баркод карти. Системата автоматично регистрира влизане и излизане, изчислява реално отработено време, отчита присъствия и отсъствия и формира основата за изчисляване на заплати и анализ на заетостта.

Ключови възможности:

Идентификация чрез баркод карти.
Автоматично отчитане на работно време.
Регистър на присъствия и отсъствия.
Връзка с модулите „Човешки ресурси" и „Финанси" за изчисляване на възнаграждения.

2. CRM (Управление на взаимоотношенията с клиенти)

Изцяло вграден в ERP системата, CRM модулът покрива целия търговски цикъл и обединява продажбите с производството и логистиката.

Под-модули и функционалност:

Клиенти — управление на юридически и физически лица с пълна история на взаимодействията.
Доставчици — регистър на доставчиците на различни суровини и компоненти, необходими за производството.
Поръчки, Продажби, Персонализирани поръчки и Запазени поръчки — пълно управление на различните типове поръчки, включително индивидуални (custom) и резервирани поръчки.
Планиране на изпълнението и доставката — обвързване на всяка поръчка с производствен план и логистичен график.
Управление на задачи по поръчките — за всяка поръчка се създават задачи, които се назначават на конкретни служители, с дефинирани отговорници и наблюдаващи.
Рекламации — структуриран процес за регистриране и обработка на рекламации.
Запитвания от клиенти — централизирано приемане и обработка на входящи запитвания.
Потенциални клиенти (leads) — управление на търговската фуния и развитие на потенциалните клиенти.
Маркетинг — маркетингови кампании, комуникационни канали, анкети, формуляри и бюлетини.

Така CRM модулът осигурява плавен преход от първи контакт, през оферта и поръчка, до планиране на реалното производство.

3. Склад

Складовият модул е сред най-технически наситените части на системата и поддържа сложната логика на производствено предприятие, работещо с партиди и разходни норми.

Ключови възможности:

Номенклатури и категоризация — структуриран каталог на всички материали и продукти.
Заприхождаване — приемане на стоки и суровини по доставки.
Алгоритми за осредняване на продажбени цени — автоматично калкулиране на средни цени според партидите на доставка, броя единици и доставните цени, което осигурява точна себестойност.
Резервиране — отделяне на наличности, запазени за конкретно производство или доставка.
Управление на физически складове — складове, складови места, общ капацитет, зает и свободен капацитет.
Ревизии — инвентаризации по складове с отчитане на наличности и липси.
Управление на партиди — пълно проследяване на партидите.
История на движенията — пълна хронология на всяко складово движение.
Разчет на разходните норми — обвързване на материалите с производствените рецепти.
Автоматични известия — за намалели количества, презапасяване и изтичащ срок на годност.

4. Отпадъци

В съответствие със стратегията на компанията за ресурсна ефективност и кръгови производствени модели, модулът управлява целия процес около отпадъците.

Ключови възможности:

Управление на образуваните отпадъци.
Заявки за извозване.
Договори за извозване — както рамкови, така и времеви.
Проследяване на количества и срокове.

Този модул е особено релевантен на стратегическата посока на IT DESIGN за намаляване на образуваните отпадъци и въвеждане на кръгови модели в производството.

5. Логистика

Модулът покрива транспортната дейност на предприятието и управлението на собствения автопарк.

Ключови възможности:

Курсове и заявки — планиране и проследяване на транспортните курсове.
Собствен автопарк — регистър на превозните средства.
Автоматични известия — за изтичащи застраховки, технически прегледи, винетки и други срокове.
Групажни товари — управление на консолидирани доставки.

6. Финанси

Финансовият модул централизира цялата финансова картина на предприятието и документооборота.

Ключови възможности:

Приходи и разходи — пълно проследяване на паричните потоци.
Планирани плащания — за осигуровки и данъци.
Планирани командировки — финансово планиране на служебните пътувания.
Баланси, справки и анализи — аналитични инструменти за управленски решения.
Каси и отчети — управление на касовата наличност.
Срокове за плащания — следене на падежи, закъснели плащания от клиенти и към доставчици.
Документооборот — стокови разписки, фактурооборот, фактури, проформа фактури, кредитни известия.
Кочани с поредни номерации — отделни номерационни редове за различните типове документи.
Счетоводен баланс — обобщена счетоводна картина.

7. Продуктов конфигуратор

Модулът дефинира как се произвеждат продуктите и е сърцето на връзката между търговската поръчка и реалното производство.

Ключови възможности:

Рецепти за производство — описание на това кои суровини и в какви количества участват в даден продукт.
Работни процеси — дефиниране на машинните и ръчните операции.
Атрибути и предназначения — гъвкаво описание на характеристиките и приложението на продуктите.

8. Планиране на производството

Модулът превръща поръчките в реален производствен план, съобразен с наличния капацитет.

Ключови възможности:

Етапи на производството — планирани, в процес и за изпълнение.
Архив и история — пълна хронология на завършените производства.
Капацитетно планиране — по машини, по човешки капацитет и по времеви капацитет.
Отчети по производствени дейности — анализ на ефективността и натоварването.

Този модул отговаря на ключовия за всяко производство въпрос — може ли дадена поръчка да бъде поета и изпълнена в желания срок, без да се претовари машинният или човешкият ресурс.

9. Човешки ресурси

Модулът управлява целия жизнен цикъл на служителите — от кандидатстване до ежедневна заетост.

Ключови възможности:

Списък на служителите — централизиран регистър на персонала.
Изчисляване на заплати, осигуровки и данъци — с връзка към отчитането на работното време.
Събития на служителите — отпуски, болнични, командировки и заетост.
Пълен календар — с всички събития и възможност за филтриране.
Кандидати — управление на кандидатите и отсяване по различни критерии.

Интеграция на работните процеси

Истинската стойност на системата не е в отделните модули, а в начина, по който те работят заедно. Един типичен сценарий илюстрира интеграцията:

Запитване. Постъпва запитване от клиент през CRM модула — независимо дали става дума за съществуващ клиент, или за нов потенциален клиент.
Оферта и поръчка. Запитването се развива в оферта и, при потвърждение, в поръчка (стандартна, персонализирана или запазена).
Конфигуриране. Чрез продуктовия конфигуратор се дефинира какви суровини и работни процеси (машинни и ръчни) са необходими за изпълнението.
Проверка на наличности. Складовият модул автоматично проверява дали необходимите материали са налични, резервира ги за поръчката и при нужда генерира известие за презапасяване.
Капацитетно планиране. Производственият модул проверява машинния, човешкия и времевия капацитет и вгражда поръчката в производствения график.
Задачи и отговорници. Поръчката се разбива на задачи, които се назначават на конкретни служители, с отговорници и наблюдаващи.
Производство. При изпълнението се изписват суровини според разходните норми, а при образуване на отпадъци се задейства модулът за управление на отпадъците.
Експедиция. Готовата поръчка се планира за доставка през логистичния модул, със собствения автопарк или групажен товар.
Фактуриране. Финансовият модул генерира съответните документи (стокова разписка, фактура), следи падежа и отразява прихода.
Анализ. Цялата информация захранва справките и анализите — производствени отчети, финансови баланси и аналитика на заетостта.

Това е смисълът на интегрираната ERP система: едно действие в единия край на веригата автоматично актуализира всичко останало, без ръчно прехвърляне на данни.

Постигнати ползи

Внедряването на системата дава на IT DESIGN следните ключови предимства:

Единен източник на истина. Всички отдели работят върху едни и същи данни в реално време.
Прозрачност на производството. Във всеки момент е ясно на какъв етап е дадена поръчка, кой отговаря за нея и кога ще бъде готова.
Точна себестойност. Автоматичното осредняване на цените по партиди дава прецизна калкулация на разходите.
По-добро използване на капацитета. Капацитетното планиране предотвратява претоварване и просрочия.
Контрол върху паричния поток. Централизираните финанси и следенето на падежи подобряват планирането.
Намаляване на ръчния труд и грешките. Автоматизацията на рутинните задачи освобождава време на екипа.
Ресурсна ефективност. Управлението на отпадъците и партидите подкрепя стратегията за кръгово производство.
Отчетност и проследимост. Пълният одитен журнал осигурява прозрачност на всяко действие.

Бележка: При финализиране на материала за публикуване препоръчваме тук да се добавят конкретни количествени резултати (напр. процент намаление на времето за обработка на поръчка, спестено време при инвентаризация и др.), съгласувани с клиента.

Защо WebBuild

Проектът демонстрира основните силни страни на екипа на WebBuild при сложни enterprise разработки:

Дълго години опит и множество реализирани проекта за B2B клиенти.
Senior екип от разработчици и DevOps специалисти, специализиран в сложни персонализирани системи.
End-to-end услуга — от discovery и продуктова стратегия, през UX/UI дизайн и разработка, до DevOps, QA и дългосрочна поддръжка.
Custom подход — изграждаме системата около реалните процеси на бизнеса, а не обратното.
Сигурност и съответствие — работа по практиките на ISO 27001 и GDPR.
Дългосрочно партньорство — третираме всеки проект като наш собствен и развиваме системата заедно с растежа на клиента.

Технологичен профил на проекта

Категория	Детайли
Тип система	Custom ERP с вграден CRM
Архитектура	Модулна, MVC, единен модел на данните
Backend	PHP MVC framework
Frontend	Модерен JavaScript
Брой основни модули	10+ къстам разработени и интегрирани модула
Контрол на достъпа	Баркод карти + гранулирана система за роли
Сигурност	ISO 27001 практики, GDPR съответствие
Методология	Agile, итеративна разработка с code review