Какво представлява една къстъм ERP система и защо готовите решения не винаги са достатъчни

Когато една компания реши да внедри ERP система, един от първите въпроси е дали да избере готов софтуерен продукт или да инвестира в разработка на персонализирано решение. На пръв поглед готовата ERP система изглежда като по-лесния вариант – функционалностите вече съществуват, внедряването може да започне сравнително бързо, а първоначалната инвестиция често е по-предвидима.

Но предприятията не работят по един и същи начин. Производството, складовете, продажбите, доставките, сервизната дейност и вътрешните процедури могат да бъдат коренно различни дори при две компании от един и същи сектор. Колкото по-специфични стават процесите, толкова по-трудно е бизнесът да бъде вместен в предварително създадена софтуерна рамка.

Основната разлика е проста: при готовото ERP бизнесът до известна степен се адаптира към софтуера. При къстъм ERP софтуерът се проектира около реалните процеси на бизнеса.

Какво всъщност означава къстъм ERP система?

Къстъм ERP не означава просто стандартна система с различно лого и няколко допълнителни полета. Това е софтуерна платформа, чиято архитектура, модули, автоматизации и интеграции се изграждат спрямо конкретната организация.

Преди разработката трябва да бъдат анализирани реалните процеси – как възниква една поръчка, през какви етапи преминава, кои служители участват, как се планира производството, как се управляват материалите, как се извършват доставки и каква информация е необходима на ръководството.

Кога готовото ERP решение е напълно достатъчно?

Важно е да кажем и обратното – не всяка компания има нужда от собствена ERP разработка. Ако процесите са стандартни, изискванията са сравнително прости и готов продукт покрива по-голямата част от необходимите функции, персонализираната разработка може да бъде ненужно усложнение.

Готовото решение често е подходящо, когато:

Проблемът започва, когато ограниченията на готовия продукт постепенно създават допълнителна работа – Excel таблици около ERP системата, ръчно прехвърляне на информация, допълнителни приложения и процеси, които служителите изпълняват извън основния софтуер.

Как да разберем, че бизнесът е надраснал готовия софтуер?

Един от най-ясните сигнали е появата на множество паралелни инструменти. ERP системата съдържа една част от информацията, складът поддържа допълнителна таблица, производството използва собствен файл, търговците работят в отделен CRM, а ръководството събира данни от всички тях, за да получи обща справка.

Други сигнали могат да бъдат:

• една и съща информация се въвежда на няколко места;
• важни операции изискват ръчни проверки;
• няма връзка между продажби, склад и производство;
• справките се подготвят чрез експорт и допълнителна обработка;
• новите функционалности изискват множество компромиси;
• системата трудно комуникира с машини или специализиран софтуер;
• автоматизацията на специфични процеси е практически невъзможна;

Къстъм ERP позволява процесите да бъдат свързани

Една от най-големите ползи не е наличието на повече функции, а възможността отделните модули да работят като една система.

Нова клиентска поръчка може автоматично да бъде свързана със складовите наличности. Ако готовият продукт не е наличен, ERP може да създаде необходимост от производство. Производственият план определя необходимите материали, а модулът за снабдяване установява какво трябва да бъде доставено.

Точно тази взаимовръзка стои и зад възможностите за AI управление и прогнозиране на складовите наличности, при които складът вече не се разглежда изолирано от поръчките и производството.

Къде се включва изкуственият интелект?

След като процесите и данните са структурирани, ERP системата може постепенно да бъде надградена с AI функционалности. Това е важна последователност. Изкуственият интелект не може да компенсира хаотични данни и неясно дефинирани бизнес процеси.

В основната ни публикация за това как AI променя съвременните ERP системи разглеждаме именно прехода от обикновено съхраняване на информация към анализ, прогнозиране и подпомагане на решенията.

В производствена среда възможностите стават още по-интересни. AI може да анализира натоварването, потреблението на материали и производствените резултати. Повече практически примери сме разгледали в материала за използването на AI в производството и ERP системите.

Къстъм ERP и Industry 4.0

При производствените предприятия персонализираната архитектура има още едно важно предимство – възможността бизнес софтуерът да бъде интегриран с физическото оборудване.

Чрез IoT устройства, сензори, PLC контролери и индустриални комуникационни протоколи ERP системата може да получава данни от машините. Това позволява автоматично отчитане на определени показатели, анализ на производственото оборудване и изграждане на по-сложни Industry 4.0 сценарии.

Един от тях е Predictive Maintenance с AI и ERP – използване на данните от оборудването за откриване на отклонения и прогнозиране на необходимостта от сервиз, преди проблемът да доведе до непланиран престой.

От продажбата до производствения план

Друго предимство на интегрираната система е възможността данните от търговската дейност да влияят върху бъдещото планиране. Историята на продажбите, активните поръчки и сезонността могат да бъдат използвани за прогнозни модели.

В статията за AI анализ на продажбите и прогнозиране на търсенето показахме как една прогноза може да премине отвъд обикновения отчет и да повлияе върху необходимите складови наличности, производствения капацитет и снабдяването.

Това е добър пример защо персонализираната ERP архитектура има значение. Ако продажбите, складът и производството са три отделни информационни острова, подобна автоматизация става значително по-трудна.

Клиентът също е част от общата ERP картина

CRM функционалността също може да бъде част от единната система. Клиентските запитвания, офертите, поръчките, комуникацията и историята на покупките предоставят ценна информация не само на търговците, но и на останалите модули.

При достатъчно данни AI може да подпомага откриването на промени в клиентското поведение, вероятност за повторна поръчка или интерес към определени продуктови групи. Именно тази тема разгледахме подробно в публикацията за AI в CRM и интелигентното управление на клиентите.

Силата на къстъм ERP не е в това да има възможно най-много модули. Силата е информацията от тези модули да бъде свързана и използвана там, където носи реална бизнес стойност.

Къстъм ERP не означава всичко да бъде разработено наведнъж

Една от честите заблуди е, че персонализираната ERP система трябва още в първата си версия да съдържа всеки възможен модул. На практика по-разумният подход често е системата да бъде изградена поетапно.

Такъв подход позволява системата да започне да носи стойност по-рано, а следващите функционалности да бъдат разработвани върху реалния опит на потребителите.

Какво трябва да може една добре проектирана ERP архитектура?

Освен текущите функционалности е важно да се мисли и за развитието на компанията. Бизнес процесите се променят, появяват се нови продукти, складове, производствени мощности, канали за продажба и интеграции.

Затова архитектурата трябва да позволява:

Кога има смисъл да инвестирате в собствено ERP решение?

Къстъм ERP има най-голяма стойност, когато бизнесът има специфични процеси, които са важна част от конкурентното му предимство, когато съществуват множество системи, които трябва да бъдат обединени, или когато стандартният софтуер създава повече ограничения, отколкото решава.

При изграждане на ERP система по индивидуални изисквания целта не трябва да бъде просто разработването на още един административен софтуер. Системата трябва да бъде проектирана като дългосрочна технологична основа, върху която постепенно могат да бъдат изграждани автоматизация, анализ на данни, AI функционалности и Industry 4.0 интеграции.

Правилният въпрос не е „Готово или къстъм ERP?“. Правилният въпрос е кое решение позволява на бизнеса да работи по-ефективно днес, без да ограничава начина, по който ще се развива утре.

Създайте своя дигитален проект с WebBuild